Co nas czeka podczas Meetings Week Poland 2018 ?

Program Meetings Week Poland 2018 w skrócie

•    Poland Meetings Destination (19 marca, organizatorzy: The Warsaw Voice I Polska Organizacja Turystyczna)
•    Zalety i metody wizualizacji eventów (20 marca, organizator: Stowarzyszenie Branży Eventowej)
•    Best Practice Day (21 marca, organizatorzy: Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel, Site Poland)
•    Nowe regulacje w organizacji spotkań  (22 marca, organizator: Stowarzyszenie „Konferencje i Kongresy w Polsce”)
•    Spotkanie convention bureaux (22 marca, organizator: Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej)
•    Forum Obiektów (23 marca, organizatorzy: MPI Poland i Z—Factor)
•    XIII Studencka Konferencja Naukowa IMEX-MPI-MCI Future Leaders Forum Warsaw (23 marca, organizator Szkoła Główna Turystyki i Rekreacji w Warszawie)
•    MP Power Night – gala finałowa konkursu MP Power Awards (23 marca, organizator: MeetingPlanner.pl)

Zbliża się kolejna szósta edycja Meetings Week Poland, podczas którego  przedstawiciele polskiej i międzynarodowej branży spotkań będą  rozmawiać o wyzwaniach, trendach, szukać inspiracji i szkolić się. Pięciodniowy cykl konferencji prezentujący wszystkie sektory branży ma na celu edukację, integrację oraz promocję przemysłu spotkań.  Meetings Week Poland 2018 został objęty honorowym patronatem przez Pana Dariusza Rogowskiego – Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Sportu i Turystyki. Jeśli dołączycie do grona uczestników MWP otrzymacie dużą dawkę wiedzy, ale także będziecie mieć okazję do wymiany opinii i nawiązania cennych kontaktów.

Tradycyjnie cykl wydarzeń otwiera - w dniu 19 marca - konferencja Poland Meetings Destination, która jest spotkaniem przedstawicieli branży ze środowiskiem samorządowym i rządowym. Jaka przyszłość czeka podmioty DMO? Jakimi metodami na sukces Pragi czeskiej pracuje jej Convention Bureau? Jak pozyskano do Katowic Światową Konferencję Antydopingową 2019? Czy lokalne opłaty turystyczne będą wkrótce pobierane także w polskich miastach? Komu przysporzy to środków i na jakie cele? Na te i wiele innych pytań odpowiedzi szukać będą zaproszeni goście.  
Podczas paneli dyskusyjnych głos zabiorą między innymi przedstawiciele Ministerstwa Sportu i Turystyki, Polskiej Organizacji Turystycznej i jej Poland Convention Bureau, lokalnych convention bureaux, środowisk samorządowych i akademickich, a także reprezentanci organizacji branżowych.  Konferencję otworzą Minister Sportu i Turystyki Witold Bańka oraz wiceprezes Polskiej Organizacji Turystycznej Agnieszka Jędrzejczyk Wojciechowska. W dyskusji o roli przemysłu spotkań w rozwoju  regionów wezmą udział znakomici goście zagraniczni: Pier Paolo Mariotti – wiceprezes European Cities Marketing oraz Roman Muška – dyrektor  Prague Convention Bureau.

W drugim dniu, tj 20 marca odbędzie się konferencja - Zalety i metody wizualizacji eventu.  Stowarzyszenie Branży Eventowej  znów zaskoczy uczestników, postanowiło poruszyć ważny a dość często lakonicznie traktowany temat jakim jest wizualna strona eventu. Członkowie Stowarzyszenia postanowili pochylić się nad ważnymi tematami związanymi z planowaniem wydarzenia w sferze wizualnych doświadczeń na każdym etapie realizacji eventu.
Kreacja powstaje w głowie, następnie organizatorzy eventowi wraz z podwykonawcami realizują wizję projektu. Zanim jednak to się wydarzy stawiają sobie cele. W przypadku najbliższego wydarzenia są trzy powody, dla których warto organizować tę konferencję: cel edukacyjny, cel networkingowy, cel wymiany wiedzy i doświadczeń. Budując program spotkania  stosowana była metoda „mapingu myślowego”, czyli wyobrażenia sobie procesów działań organizacyjnych od strony klienta, uczestnika wydarzenia oraz samego organizatora.
W tym roku gościem specjalnym będzie Czesław Mozil -  muzyk, artysta, który za pomocą muzyki i słowa przekaże największe tajemnice organizacyjne wielkiego świata showbiznesu i produkcji telewizyjnej.
Bogaty program merytoryczny wydarzenia wypełnią prezentacje specjalistów: Martyny Wijas nt dress code na eventach, Piotra Sadego nt terapii śmiechem, Magdaleny Kozickiej, Jędrka Nykowskiego oraz Michała Czerniaka nt projektowania eventów od wizualizacji do realizacji czy Piotra Maczugi nt budowania zaangażowania przed eventem. W tym dniu odbędą się też dwie debaty z udziałem profesjonalistów naszej branży, a mianowicie „Siła wizualizacji” moderowana przez Magdalenę Kondas, czy „Po co nam wizualizacja ? moderowana przez Annę Nowakowską.

Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel i SITE Poland są gospodarzami konferencji Best Practice Day w dniu 21 marca.  Organizatorzy zaplanowali dzień tak aby dostarczyć niezbędną wiedzę dla profesjonalnych organizatorów i klientów imprez turystycznych. W programie znajdą się prezentacje i panele dyskusyjne nt wysokich standardów prowadzenia projektów incentive travel, etyki w biznesie, regulacji rynku związanych z nową ustawą o imprezach turystycznych, dobrych praktyk we współpracy agencji i działów zakupów oraz bezpieczeństwa wyjazdów i klientów.
W pierwszym panelu zaproszeni goście i reprezentanci branży będą dyskutować nt Jakie zmiany i konsekwencje dla organizatorów wprowadza nowa ustawa o imprezach turystycznych, która wchodzi w życie od 1 lica 2018 ? Głos zabiorą przedstawiciele Urzędu Marszałkowskiego, TUiA AXA oraz praktycy incentive travel i postarają się odpowiedzieć na pytania: jakie sankcje grożą firmom za działania niezgodne z Ustawą ? Czy na czym polega zabezpieczenie w postaci gwarancji ubezpieczeniowej (I filar) oraz Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego (II filar)? Na co klient powinien zwracać uwagę dokonując wyboru agencji?
W drugim panelu pod tytułem Dialog branżowy – Dobry Przetarg przedstawiony zostanie rekomendowany model przetargowy w kategorii incentive travel wypracowany przez organizacje branżowe. W dyskusji paneliści odpowiedzą: Jak efektywnie współpracować na linii klient-agencja? Jak przeprowadzić przetarg, aby uzyskać wartościowe, rzetelne i kreatywne oferty?
Coraz częściej agencje, jak i klienci zwracają uwagę na bezpieczeństwo imprez, stąd  w trzecim panelu swoje prezentacje eksperckie będą mieć  Łukasz Szozda (Outlander) oraz Radosław Szafranowicz-Małozięć (Kadry Turystyki), którzy wprowadzą uczestników konferencji zarówno w ogólny zarys tematyki zagrożeń podczas wyjazdów zagranicznych, jak i w kwestie związane z praktycznym przygotowaniem i właściwym reagowaniem na możliwe zagrożenia np. zamachy terrorystyczne, napady, drobne kradzieże, różnice kulturowe, choroby, szczepienia.

W czwartym dniu  tj. 22 marca Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce  zaprasza na akademię organizatorów i planistów konferencji i kongresów   zatytułowaną  Nowe regulacje w organizacji spotkań.  Rok 2018 wprowadza wiele  nowych  albo zmienionych regulacji prawnych i finansowych dla organizatorów spotkań, ale także w szerszej skali dla wszystkich polskich przedsiębiorców. 1 lipca 2018 zacznie obowiązywać nowa ustawa o imprezach turystycznych  i powiązanych usługach turystycznych, którą mogą zostać objęci organizatorzy spotkań i podróży biznesowych. Paweł Niewiadomski – prezes Polskiej Izby Turystyki przybliży uczestnikom konferencji zmiany, które będą mieć wpływ na ich działalność gospodarczą.   
Od 25 maja 2018 musimy wdrożyć RODO, zmiany w zakresie ochrony i przetwarzania danych osobowych są duże względem tych obecnie obowiązujących przepisów. Nie będzie już obowiązku rejestrowania baz danych w GIODO, ale za to za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie  z przepisami prawa czy, za niewłaściwe zabezpieczenie tych danych, co może skutkować utratą czy kradzieżą danych będą dotkliwe kary finansowe. Radca prawny Tomasz Palak przedstawi w swojej eksperckiej prezentacji główne zmiany, które będą obowiązywać przedsiębiorców w zakresie gromadzenia i przetwarzania danych osobowych. Profesjonaliści branży spotkań odpowiedzą, w jaki sposób oni przygotowują się do wdrożenia RODO.
Od 1 stycznia 2018  wszystkie wydarzenia naukowe, w które zamierzają angażować się firmy członkowskie INFARMY, powinny przejść proces certyfikacji. Wydarzenia poddawane są ocenie w oparciu o kryteria wypracowane na podstawie Ustawy Prawo Farmaceutyczne oraz Samoregulacji INFARMY, tj. Kodeksu Dobrych Praktyk Przemysłu Farmaceutycznego i Kodeksu Przejrzystości. O wymogach, jakie przed organizatorami spotkań medycznych, stawia INFARMA opowie Małgorzata Dziomdziora - Specjalista ds. etyki i współpracy. Natomiast o trendach w organizacji spotkań naukowo-medycznych w Polsce i na świecie dyskutować będą zaproszeni goście w panelu moderowanym przez Katarzynę Cioch – CEO w Polskim Towarzystwie Chirurgii Naczyniowej.
Na zakończenie konferencji dr Mariusz Cieśla z Kancelarii Doradztwa Podatkowego MARIO odpowie nam jakie mogą być konsekwencje wprowadzenia  „split payment”   dla działalności firm i ich płynności finansowej.

Również 22 marca odbędzie się spotkanie Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej z regionalnymi Convention Bureaux. To doroczne spotkanie dotyczy wspólnych działań oraz współpracy na najbliższy rok podczas wydarzeń takich jak targi branżowe, prezentacje, przygotowania kolejnych edycji Raportu „Przemysł  Spotkań i Wydarzeń w Polsce” oraz działania Programu Ambasadorów Kongresów Polskich. Convention Bureaux są pierwszym kontaktem dla wszystkich poszukujących informacji dotyczących możliwości organizacji spotkań w Polsce/regionie/mieście i pełnią rolę doradcy i konsultanta w zakresie możliwości konferencyjnych oferowanych na terenie kraju. Spotkanie ma charakter zamknięty i jest dedykowane tylko dla przedstawicieli convention bureaux.

Po raz trzeci w ramach Meetings Week Poland w piątek 23 marca, odbędzie się Forum Obiektów, wydarzenie współorganizowane przez firmę Z—Factor i MPI Poland. To jedyna tak duża i tak wartościowa impreza dla hotelarzy i pracowników centrów konferencyjnych. Forum Obiektów jest tak pomyślane, by dać uczestnikom fachową wiedzę i inspirację do kształtowania branży konferencyjnej w Polsce. Program dedykowany jest wymianie doświadczeń, a dzięki otwartej formule daje szansę uczestnikom decydować, jakiej wiedzy poszukują i kogo chcieliby posłuchać.
Nowoczesna formuła oparta na ONE-MAN SHOWS (krótkie wystąpienia autorskie praktyków branży) i TIME-OUT SESSIONS (Kilku mówców i 5 min na przedstawienie swojej perspektywy) pozwala na stworzenie bogatego  i różnorodnego programu wydarzenia. W ramach sesji OPEN DOOR  każdy może zgłosić swoje propozycje wystąpień, prelegenci wybierani są w głosowaniu.
W tym roku w programie forum znajdą się tematy Polska otwarta na luksus, work-life balance, Polacy na arenie międzynarodowej, third party commission,  Infarma czy współpraca z bloggerami i social media influencerami. Zostaną  zaprezentowane wyniki audytu MP Power Venue 2017.  Na zakończenie forum będzie miała miejsce premiera raportu DEMAND OUTLOOK POLAND & CEE – krótko i długofalowe prognozy dla rynku.

23 marca odbędzie się również równolegle do Forum Obiektów XIII IMEX-MPI-MCI Future Leaders Forum – wydarzenie dla studentów, pragnących dowiedzieć się więcej o przemyśle spotkań, nawiązać kontakty branżowe, rozwijać swoje umiejętności - a także uczyć się od najlepszych. Jest to spotkanie z profesjonalistami turystyki biznesowej z całego świata. Daje studentom unikalną okazję do zawarcia nowych znajomości oraz możliwość na rozwijanie swojej kariery w przemyśle spotkań. FLF to także duża dawka motywacji, inspiracji oraz podstawy skutecznego networkingu, tak ważnej umiejętności w każdej branży. FLF ponadto daje możliwość poznania ekspertów przemysłu spotkań w sesji Round-Table Discussion. To niepowtarzalna okazja aby zobaczyć realia pracy w tej inspirującej branży. W tegorocznej edycji FLF swoją wiedzą i doświadczeniem będą dzielić się ze studentami m.in. Tom Hulton – dyrektor IMEX Group, Ruud Janssen, Partner Zarządzający Event Design Collective, Cezary Wilemajtys, założyciel i prezes agencji United Partners, Bartosz Bieszyński, Managing Director WALK Events, dr Agnieszka Szóstek, Experience Designer UXPlus, dr Krzysztof Celuch, pełnomocnik Rektora ds. współpracy z biznesem SGTiR, Prezes Celuch Consulting.
Dodatkowo szansa wzięcia udziału w konkursie IMEX University Challenge sponsorowanym przez sieć hoteli Marriott International. Konkurs ten umożliwia wykazanie się swoją kreatywnością w planowaniu wydarzeń. Nagrodą dla zwycięzców każdego z 6 półfinałów University Challenge jest udział w największych europejskich targach przemysłu spotkań IMEX we Frankfurcie, gdzie prezentują swoje projekty. Zawalczą o udział w najbardziej prestiżowej konferencji MPI World Educational Congress w Indianapolis, USA.

Finałowym wydarzeniem w tym dniu, jak i finałem całego Meetings Week Poland będzie Gala MP Power Night - finał konkursu MP Power Awards.  Gala odbędzie się w przestrzeni Trybuny Honorowej Toru Wyścigów Konnych Służewiec. Trybuna Honorowa to przedwojenny budynek, który na przełomie lat 2016/2017 r. został poddany pełnej rewitalizacji oraz aranżacji nawiązującej do lat 20. i 30. XX wieku. We wnętrzach tego unikatowego obiektu spotkają się uczestnicy konkursu oraz zostaną ogłoszone jego wyniki.
Meeting Planner Power Awards jest pierwszym konkursem poświęconym branży eventowej i poszukującym najlepszych realizacji i praktyk we wszystkich jej sektorach. Celem Konkursu jest wyróżnienie najlepszych eventów i projektów związanych z event marketingiem, wskazanie miejsc ze szczególnym potencjałem eventowym oraz wyróżnienie osobistości i ekspertów branży.
Zadaniem MP Power Awards poprzez wyróżnienie najlepszych projektów i pokazanie ich efektów jest promocja profesjonalizmu branży eventowej oraz budowanie świadomości wartości narzędzi z jej zakresu. Długofalowo celem konkursu jest także podnoszenie standardów pracy i realizacji projektów na każdym etapie ich powstawania oraz współpracy pomiędzy zaangażowanymi podmiotami.
Założeniem organizatorów MP Power Awards jest także integracja branży oraz budowanie platformy komunikacji pomiędzy tworzącymi ją sektorami. Wieczorem 23 marca poznamy laureatów MP Power Projekt, MP Power Venue, MP Power 12. MP Power Produkt oraz laureata w konkursie towarzyszącym MP Power Awards - Kreatywnego Roku Branży Eventowej.